Policy för personuppgiftshantering
Smörjmedelsspecialisten C Nordic
Innehållsförteckning
1 Inledning och syfte
2 Tillämpning och revidering
3 Organisation och ansvar
4 Begrepp och förkortningar
5 Personuppgiftsbehandling
1 INLEDNING OCH SYFTE
Syftet med denna policy är att säkerställa att Smörjmedelsspecialisten C Nordic
hanterar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR). Policyn omfattar alla behandlingar där personuppgifter hanteras och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data.
Denna policy är förankrad hos alla våra medarbetare.
2 TILLÄMPNING OCH REVIDERING
Smörjmedelsspecialisten C Nordic ansvarar för att behandlingen av personuppgifter följer denna policy.
Policyn ska fastställas av Smörjmedelsspecialisten C Nordic minst en gång per år och uppdateras vid behov.
Jani Heikka är ansvarig för att hålla i processen kring årlig uppdatering av policyn till följd av nya och förändrade regelverk.
Denna policy är tillämplig för företagets [styrelseledamöter, VD, medarbetare samt uppdragstagare som berörs av vår verksamhet].
3 ORGANISATION OCH ANSVAR
Jani Heikka har det övergripande ansvaret för innehållet i denna policy samt att den implementeras och efterlevs av verksamheten. Jani Heikka får delegera ansvaret och implementationen till lämplig person på företaget
Alla medarbetare ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och vad den vill säkerställa.
4 BEGREPP OCH FÖRKORTNINGAR
Begrepp Betydelse
Personuppgift En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.
Registrerad Den som en personuppgift avser, det vill säga den fysiska person som direkt eller indirekt kan identifieras genom personuppgifterna i ett register.
Personuppgiftsbehandling En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter – oberoende av om de utförs automatiserat eller ej – såsom insamling, registrering, organisering och strukturering.
5 PERSONUPPGIFTSBEHANDLING
• Varje personuppgiftsbehandling ska ske enligt följande principer:
o Laglighet
o Ändamålsbegränsning
o Uppgiftsminimering
o Korrekthet
o Lagringsminimering
o Integritet och konfidentialitet
• För följande behandlingar [tex mejlhantering internt resp. externt etc] gäller särskilt Jani Heikka
• Våra uppgiftsbehandlingar dokumenteras löpande i Behandlingsregistret
• Uppföljning och utvärdering av vår hantering av personuppgifter ska ske minst årligen
• Eventuella incidenter rörande personuppgifter som vi behandlar ska utan dröjsmål rapporteras till Smörjmedelsspecialisten C Nordic Vi ska utan onödigt dröjsmål och senast inom 72 timmar anmäla incidenten till Datainspektionen samt i övrigt vidta nödvändiga åtgärder med anledning av incidenten.
• Våra krav på att personuppgifter hanteras enligt GDPR ska alltid säkerställas vid upphandling och utveckling av IT-lösningar och tjänster, och ska vara en del i kravspecifikationen och eventuella avtal.